EGULAMENTO DE ACESSO À DOCUMENTAÇÃO ICONOGRÁFICA

1. UTILIZADORES

1.1 Internos e Institucionais, oriundos dos Instituidores.

Dado o carácter especificamente empresarial e único da maioria do acervo contido neste departamento, o seu uso destinar-se-á, preferencialmente, a proporcionar suporte imagético a ações de pesquisa e divulgação nos domínios quer da história dos CTT quer da História das Comunicações, em sentido lato.

Assim, a sua utilização deverá ser promovida, em primeiro lugar, junto dos investigadores internos e daqueles que nos Instituidores carecem de imagens ilustrativas para projetos de carácter cultural, marketing e/ou imagem institucional.
Deverão estes utilizadores solicitar, por escrito, via fax ou telefonicamente, junto do CDI, o acesso às imagens pretendidas, indicando:

1. Empresa ou Departamento a que estão vinculados
2. Responsável pelo pedido
3. Tema ou imagens pretendidos
4. Prazo provável de utilização

1.2 Utilizadores externos

Os utilizadores externos que pretendam o acesso e reprodução de imagens do arquivo fotográfico deverão solicitá-lo, previamente e por escrito, ao Conselho de Administração da Fundação Portuguesa das Comunicações, especificando:

1. Identidade
2. Profissão e/ou entidade a que estão vinculados
3. Objetivos da investigação
4. Tema ou imagens pretendidos
5. No caso de necessidade de reprodução, o fim a que se destina, concretizando objetivos, caso os haja, de uso comercial.

2. ACESSO

2.1. Utilizadores internos e institucionais

O recurso ao acervo fotográfico por parte destes utilizadores ficará condicionado pelas seguintes orientações:

- Os negativos, elementos originais do arquivo fotográfico, estão excluídos do empréstimo ou cedência temporária.

- As cópias positivas mais antigas ou com características técnico/artísticas de grande qualidade apenas serão emprestadas após análise casuística.

- É formalmente proibida a fotocópia dos espécimenes fotográficos ou qualquer procedimento que os sujeite a alterações bruscas de incidência de luz, calor ou humidade.

- Os prazos de empréstimo nunca poderão ultrapassar trinta dias consecutivos, devendo ser reduzidos ao mínimo indispensável.

- O empréstimo far-se-á, apenas, presencialmente e após a assinatura de um auto de empréstimo (anexo 1).

- Após análise, poderão ser digitalizadas as imagens pretendidas, sendo fornecido um CD com a iconografia solicitada.

2.2. Utilizadores externos

Depois de obtida a necessária autorização, a consulta far-se-á no local e presencialmente, selecionando o utilizador as imagens que pretende ver reproduzidas.

A reprodução será possível mediante os seguintes requisitos:

- O CDI encarregar-se-á da entrega e recolha, após reprodução em laboratórios fotográficos creditados no mercado, dos originais dos espécimenes pretendidos sendo o pagamento das reproduções efetuado pelo utilizador.

- O CDI reserva-se o direito de propriedade sobre os negativos, no caso da reprodução ser efetuada a partir de uma cópia positiva.

- Após análise, poderão ser digitalizadas as imagens pretendidas, sendo fornecido um CD com a iconografia solicitada.

- No caso da reprodução fotográfica vir a constar de obra publicada deverá, obrigatoriamente, ser mencionada a Fundação Portuguesa das Comunicações, como Instituição detentora do documento.

- Se a reprodução vier a constar em obras ou publicações de cariz comercial ou de larga tiragem a Fundação Portuguesa das Comunicações reserva-se a prerrogativa de exercer os direitos de propriedade intelectual, de acordo com a legislação em vigor.

3. EXPOSIÇÕES TEMPORÁRIAS

Nas ações de divulgação do património da Fundação, nomeadamente exposições temporárias ou palestras, o recurso às espécies fotográficas constantes do arquivo pautar-se-á pelas seguintes regras:

1. Será efetuado pedido em modelo próprio (Anexo 2), devidamente sancionado pelo Responsável do CDI.

2. Serão reproduzidas as fotografias previamente selecionadas e serão, de preferência, as cópias a figurarem na exposição ou evento cultural.

3. Quando tal não seja possível ou desejável por razões associadas ao conteúdo intrínseco do evento (mostra de originais de arquivo) as condições ambientais a observar deverão ser as seguintes:

- Vitrinas ou expositores fechados possuindo ventilação natural. A montagem deve respeitar a integridade do espécimen proscrevendo a utilização de colas, fitas adesivas, objetos perfurantes e, de um modo geral, todos os materiais com acidez residual, ricos em lenhite ou suscetíveis de oxidação.

- Temperatura que não exceda 20º C.

- Luminosidade: deve evitar-se a exposição direta e prolongada a qualquer tipo de fonte de luz. A exposição à luz deve ser sempre indireta e proporcionada por lâmpadas de incandescência de baixa intensidade ou lâmpadas fluorescentes com filtragem ultravioleta.

- Humidade relativa inferior a 60%.

4. Quando a exposição se prolongar para além de trinta dias consecutivos a Responsável pelo arquivo fotográfico analisará "in loco" as condições físicas do espécimen promovendo a sua substituição sempre que a conservação do mesmo o imponha.
5. Finda a exposição ou evento será promovida a devolução integral e imediata dos espécimes originais cedidos ou das reproduções efetuadas.